Klauzula informacyjna Administratora Danych Osobowych dla Kandydatów na pracowników i współpracowników

1. Pietrzak sp. z o.o. z siedzibą pod adresem: ul. Bocheńskiego 125, 40-816 Katowice, wpisana do Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy Katowice-Wschód w Katowicach, Wydział VIII Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego, pod numerem: 0000173526, NIP: 6342502311, REGON: 278079440, jest Administratorem Danych Osobowych (zwanym dalej Administratorem) kandydatów na pracowników i współpracowników, zwanych dalej Kandydatami.

2. Szanując prawa Kandydatów jako podmiotów danych osobowych (osób, których dane dotyczą) oraz respektując obowiązujące przepisy prawa, w tym w szczególności przepisy Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), zwanego dalej RODO, ustawę z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. 2018, poz. 1000), zwaną dalej Ustawą, oraz inne właściwe przepisy o ochronie danych osobowych, Administrator zobowiązuje się do zachowania bezpieczeństwa i poufności pozyskanych od Kandydatów danych osobowych. Wszyscy pracownicy Administratora, którzy w zakresie swoich obowiązków przetwarzają dane osobowe, zostali odpowiednio przeszkoleni w zakresie przetwarzania danych osobowych, a Administrator wdrożył odpowiednie zabezpieczenia oraz środki techniczne i organizacyjne w celu zapewnienia najwyższego stopnia ochrony danych osobowych. Administrator wdrożył procedury i Politykę Ochrony Danych Osobowych zgodną z przepisami RODO i Ustawy, dzięki której zapewnia zgodność z prawem oraz rzetelność procesów przetwarzania danych, a także egzekwowalność wszelkich praw przysługujących Kandydatom jako osobom, których dane dotyczą. Dodatkowo w razie konieczności Administrator współpracuje z organem nadzorczym na terenie Rzeczpospolitej Polskiej, tj. z Prezesem Urzędu Ochrony Danych Osobowych (zwanym dalej PUODO).

3. Dane osobowe Kandydatów przetwarzane są przez Administratora w celu:

a) przeprowadzenia rekrutacji pracowników i współpracowników,

b) na potrzeby przyszłych rekrutacji, pod warunkiem wyrażenia przez Kandydata zgody na takie przetwarzanie.

4. Podanie danych osobowych jest dobrowolne, ale niezbędne do uczestnictwa Kandydata w procesie rekrutacji. W szczególności Administrator ma prawo żądać od Kandydatów podania lub udokumentowania danych osobowych wskazanych w art. 221 § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (t. j. Dz.U. z 2018 r. poz. 917, ze zm.) lub danych osobowych niezbędnych do zawarcia umowy cywilnoprawnej.

5. Zgodnie z zasadą minimalizacji wyrażoną w przepisach RODO, Administrator przetwarza wyłącznie te kategorie danych osobowych, które są niezbędne do osiągnięcia celów, o których mowa w punkcie poprzedzającym, chyba że Kandydat wyrazi zgodę (poprzez oświadczenie lub wyraźne działanie potwierdzające) na przetwarzanie większej ilości danych osobowych podanych dobrowolnie przez Kandydata w CV lub w liście motywacyjnym. Brak zgody, o której mowa w zdaniu poprzedzającym, lub jej wycofanie, nie będzie stanowić podstawy do niekorzystnego traktowania osoby ubiegającej się o zatrudnienie, a także nie będzie powodować dla takiej osoby jakichkolwiek negatywnych konsekwencji (w szczególności brak ten nie będzie rozpatrywany jako przyczyna uzasadniająca odmowę zatrudnienia).

6. Administrator przetwarza dane osobowe przez okres niezbędny do osiągnięcia celów wymienionych w pkt. 3 powyżej. Ponadto, w przypadku wyrażenia przez Kandydata zgody na przetwarzanie danych osobowych na potrzeby przyszłych rekrutacji, o której mowa w pkt. 3 lit. b powyżej, Administrator będzie przetwarzał takie dane we wskazanym celu przez okres trzech lat od dnia wyrażenia takiej zgody lub do czasu wycofania zgody przez Kandydata przed upływem tego okresu, co nie będzie wpływać na zgodne z prawem przetwarzanie danych przed wycofaniem zgody. Dane osobowe mogą być przetwarzane przez okres dłuższy niż wskazany w niniejszym punkcie, w przypadku gdy taki obowiązek nałożony na Administratora wynika ze szczególnych przepisów prawa.

7. Źródłem danych osobowych przetwarzanych przez Administratora są Kandydaci, tj. osoby, których dane dotyczą.

8. Podstawą prawną przetwarzania danych osobowych Kandydatów jest:

a) art. 6 ust. 1 lit. b RODO, tj. niezbędność do podjęcia działań na żądanie Kandydata przed zawarciem umowy, lub

b) art. 6 ust. 1 lit. a RODO, tj. zgoda Kandydata na przetwarzanie danych osobowych w określonych celach, gdy inne podstawy prawne przetwarzania danych osobowych nie mają zastosowania, co dotyczy przede wszystkim przetwarzania szczególnych kategorii danych osobowych (danych wrażliwych) Kandydata oraz przetwarzania danych Kandydata na potrzeby przyszłych rekrutacji.

9. Dane osobowe Kandydatów nie są przekazywane do państwa trzeciego w rozumieniu przepisów RODO. W przypadku, gdyby dane osobowe były przekazywane do państwa trzeciego, Kandydaci zostaną o tym uprzednio poinformowani, a Administrator będzie stosować zabezpieczenia, o których mowa w rozdziale V RODO.

10. Administrator nie udostępnia danych osobowych podmiotom trzecim bez wyraźnej zgody osoby, której dane dotyczą. Dane osobowe bez zgody osoby, której dane dotyczą, mogą być udostępniane wyłącznie podmiotom prawa publicznego, tj. organom władzy i administracji (np. organom podatkowym, organom ścigania i innym podmiotom posiadającym umocowanie w powszechnie obowiązujących przepisach prawa, takim jak ZUS czy Urząd Skarbowy) w przypadkach przewidzianych przez powszechnie obowiązujące przepisy prawa.

11. Dane osobowe mogą być powierzane do przetwarzania Podmiotom przetwarzającym takie dane na rzecz Administratora. W takiej sytuacji Administrator zawiera z Podmiotem przetwarzającym umowę powierzenia przetwarzania danych osobowych. Podmiot przetwarzający przetwarza powierzone dane osobowe, ale wyłącznie na potrzeby, w zakresie i w celach wskazanych w umowie powierzenia, o której mowa w zdaniu poprzedzającym. Administrator powierza dane osobowe Kandydatów firmom informatycznym świadczącym usługi hostingowe, obsługującym domeny internetowe oraz zajmującym się obsługą systemów komputerowych, z których korzysta Administrator.

12. Dane osobowe Kandydatów nie podlegają profilowaniu przez Administratora w rozumieniu przepisów RODO.

13. Zgodnie z przepisami RODO Kandydaci mają prawo do:

a) bycia informowanym o przetwarzaniu danych osobowych, o którym mowa w art. 12 RODO,

b) dostępu do swoich danych osobowych, o którym mowa w art. 15 RODO,

c) poprawiania, uzupełniania, uaktualniania, sprostowania danych osobowych, o których mowa w art. 16 RODO,

d) usunięcia danych (prawo do bycia zapomnianym), o którym mowa w art. 17 RODO,

e) ograniczenia przetwarzania, o którym mowa w art. 18 RODO,

f) przenoszenia danych, o którym mowa w art. 20 RODO,

g) wniesienia sprzeciwu od przetwarzania danych osobowych, o czym mowa w art. 21 RODO,

h) w przypadku podstawy prawnej, o której mowa w pkt. 7 lit. b powyżej – prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem,

i) niepodlegania profilowaniu, o którym mowa w art. 22 w zw. z art. 4 pkt 4 RODO,

j) wniesienia skargi do organu nadzorczego (tj. do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych), o którym mowa w art. 77 RODO, z uwzględnieniem zasad korzystania i realizowania tych uprawnień wynikających z przepisów RODO.

14. Jeżeli Kandydaci chcą skorzystać ze swoich praw, o których mowa w punkcie poprzedzającym, proszę przesłać wiadomość drogą poczty elektronicznej lub w formie pisemnej na adres e-mail lub adres korespondencyjny, o których mowa w pkt. 13 poniżej.

15. Wszelkie zapytania, wnioski i skargi dotyczące przetwarzania danych osobowych przez Administratora, zwane dalej Zgłoszeniami, należy kierować na następujący adres e-mail: rodo@grupapietrzak.pl lub w formie pisemnej na następujący adres Administratora: ul. Bocheńskiego 125, 40-816 Katowice.

16. W treści Zgłoszenia należy w sposób wyraźny wskazać:

a) dane osoby lub osób, których dotyczy Zgłoszenie,

b) zdarzenie, które jest powodem Zgłoszenia,

c) przedstawić swoje żądania oraz podstawę prawną tych żądań,

d) wskazać oczekiwany sposób załatwienia sprawy.

17. Każdy stwierdzony przypadek naruszenia bezpieczeństwa jest dokumentowany, a w razie wystąpienia jednej z sytuacji określonych w przepisach RODO lub Ustawy, o takim naruszeniu przepisów o ochronie danych osobowych informowane są – jeżeli ma to zastosowanie - osoby, których dane dotyczą, oraz Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych.